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知識管理解決方案

 

一、知識管理

管理學者彼得·杜拉克早在一九六五年即預言:“知識將取代土地、勞動、資本與機器設備,成為最重要的生產因素。”受到上世紀九十年代的資訊化蓬勃發展,知識管理的觀念結合網際網絡建構入口網站、資料庫以及應用電腦軟件系統等工具,成為企業累積知識財富,創造更多競爭力的新世紀利器。

美國德爾集團創始人之一卡爾.弗拉保羅提出“知識管理就是運用集體的智慧提高應變和創新能力,是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。”

巴錫(Bassi)認為,知識管理是指為了增強組織的績效而創造、獲取和使用知識的過程。巴士(SteveBarth)認為“知識管理是指將智力成本和信息資源回報最大化的策略和結構。知識管理依賴創建、收集、共享、整合和再利用知識的文化和技術過程,其目標是通過提高效率和效益來創造出新的價值。”

ASTD的高級主管布蘭和馬克(VanBurenMark)認為知識管理是對智力資本及其創造、收集、組織、傳播、運用等一系列相關過程進行明確的、系統的管理。

所謂知識管理(Knowledge Managementkm),是在組織中建構一個量化與質化的知識系統,讓組織中的資訊與知識,透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程,不斷的回饋到知識系統內,形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環,在企業組織中成為管理與應用的智慧資本,有助于企業做出正確的決策,以因應市場的變遷。

 

二、協同管理平臺在知識管理中的應用

通俗來講,知識管理的目標是在合適的時間把合適的知識通過合適的工具傳遞給合適的人,提高組織的競爭力,促進組織創新,保護組織的知識資產,避免知識隨著人才的流失而流失,獲取更多的商業利益等等。深層次來講,知識管理的最終目標是培養企業重視學習流程的工作習慣,輔助企業建立扁平、開放的學習型組織模式,促進企業構建學習機制和文化機制,從而讓企業的知識得到沉淀轉化為企業運營的強有力武器。

一個組織在誕生和發展的過程中,會形成大量的規章制度、工作經驗、工作規范等等,在沒有進行KM之前往往存在文檔存儲雜亂無章、分類混亂、查找難、固化難等等。一些組織嘗試用簡單的系統或者方法對知識進行探索,往往隨著組織規模的擴大,確發現簡單無序的單一性功能無法支撐管理需求。那么,應該怎么構建KM體系?萬戶網絡認為要做好兩件事:第一、認知自身;第二、讓管理落地。簡而言之,就是用對方法選好工具。

 

三、如何實施KM

知識管理作為企業管理的一種管理理念,是需要長期堅持并且努力形成文化的活動。知識管理不是項目管理,不能按照項目管理的組織和運作方式來進行管理。但這并不意味項目管理的思想和方法不能運用在KM實現中,隨著項目管理的意義被更多的人所認可,項目管理中的一些思想也已經慢慢演變為普遍適用的管理理念,這些思想和方法也同樣適用于知識管理。萬戶網絡在諸多客戶的咨詢和實施中,總結出了一整套KM實施的經驗:

 

四、ezOFFICE協同管理平臺中的KM體系

知識管理要遵循以下三條原則:

1)積累原則:知識積累是實施知識的管理基礎。

2)共享原則:知識共享,是指一個組織內部的信息和知識要盡可能公開,使每一個員工都能接觸和使用公司的知識和信息。

3)交流原則:知識管理的核心就是要在公司內部建立一個有利于交流的組織結構和文化氣氛,使員工之間的交流毫無障礙。

按照上述原則進行知識管理,首先就要明確知識管理涉及組織的所有層面和所有部門,一個組織要進行有效的知識管理,關鍵在于建立起系統的知識管理組織體系。這一體系所實現的功能主要包括以下幾個方面:組織能夠清楚地了解它已有什么樣的知識和需要什么樣的知識;組織知識一定要能夠及時傳遞給那些日常工作中只適合需要它們的人;組織知識一定要使那些需要他們的人能夠獲取;不斷生產新知識,并要使整個組織的人能夠獲取它們;對可靠的、有生命力的知識的引入進行控制;對組織知識進行定期的檢測和合法化;通過企業文化的建立和激勵措施使知識管理更容易進行。

組織中知識創造與傳播過程劃分為四個階段:

1)社會化(socialization):從隱性知識到隱性知識;

2)外在化(externalization):從隱性知識到顯性知識;

3)組合(combination):從顯性知識到顯性知識;

4)內化(internalization):從顯性知識到隱性知識。

萬戶認為,一個支撐企業KM的系統必須具備如下內容:

1)知識內容的記錄:必須任何類型的數字信息的結合體,可以是文本、圖形圖像Web頁面、業務文檔、數據庫表單、視頻、聲音文件等

2)知識的管理:獨立的知識管理模塊,支持對知識的無限極分類、精確靈敏的查詢機制、多種展現方式

3)知識的展示:門戶首頁、單位首頁、個人首頁

4)知識的共享:基于權限體系的主動共享;個體之間的自發共享

5)交流中心:知道問答、論壇、組織微博

6)知識的嚴格管控:發布策略、共享范圍、維護控制、正文控制(歷史版本、瀏覽、打印、下載)、附件控制(預覽、打印、下載)

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