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制度落地解決方案

 

管理中的制度

制度存在與工作生活中的方方面面,無處不在:

公司建立了知識管理體系,條條框框是制度,為了積累、共享知識,再專門出臺一套執行推進制度;

公司要進行執行管控,制定計劃——執行——匯報——考評體系制度,落實相應管理模型;

為了提高員工工作積極性,管理層設定各階層員工績效考核制度;

集團規模大了,建立財務共享服務中心出臺新的財務制度,為了行政管理又出臺行政制度……

管理者不是為制定、修訂制度操碎了心,就是為推行制度磨破了嘴皮走破了鞋。然而實際情況往往聽到的是這個企業的執行力太低了,員工能力不足、心態不好,諸多抱怨……老板急了,請老師來培訓,請咨詢專家來輔助提升企業管理。可是,老師走了員工還是老樣子;專家走了,企業還是老樣子。老板帶著各種問題,親赴學堂MBAEMBA,回來后兢兢業業組織變革,結果還是收效甚微。

這是為什么呢?

萬戶認為,我們要解決制度制定與落地兩大方面的問題。


制度與管理中的價值

打個比方,我們把公司運營比喻成一隊由員工組織的軍隊在行軍,制度就是將士腳下的路。那么通俗來講,無論是什么樣的制度制定出來都是站在組織的立場上試圖保障員工行為不走偏,但是制度與員工行為之間還是存在差異的,這種差異表現出制度對于員工行為體現了三種方式:屏障保護、推動和拉動,這就是制度的價值。

一、屏障保護。制度是道路兩邊的護欄,明確地告訴我們路的邊界在哪,越過這個就是萬丈深淵,我們會掉隊會被清除隊列。這類制度往往是組織的底線,是對組織運行的基礎保障,例如公司商業機密的保護、作息時間、內部權限……

二、推動。這類制度是組織加給員工的,強調的是前進的方向和動力,對員工而言,這類制度是被動接受的。比如企業的基礎培訓制度,員工在此制度下強制參與培訓,如果不限制,員工不會主動的進入會場;再比如各類考核制度也有類似的作用。

三、拉動。這類制度也強調前進的方向和動力,與推動不同的是,這類制度員工會主動的去遵守,這類制度本身大多具有引導性和激勵性。比如績效制度對于員工就具有典型的拉動功效。

屏障保護、推動和拉動是制度之于組織的主要價值,也可作為制度的一類分類方法。不是說這三類制度是評判制度的好壞,而是要求管理者根據具體事宜制定不同的制度。那么,如何制定制度?繼而如何完善制度?

舉個大家耳熟能詳的故事。從事建筑研究40多年的世界著名建筑大師格羅培斯在設計的迪斯尼樂園時候,經過了3年的施工即將開放之際,各景點間道路的設計方案還沒有定稿,倒不是因為大師不努力,實際情況是大師修改了50多次,沒有一次是讓他滿意!后來一樁小事給了大師靈感,他給施工部發了一封電報:撒上草種提前開放,在迪斯尼樂園提前開放的半年里,草地被踩出許多小道,這些踩出的小道有窄有寬,優雅自然。第二年,格羅培斯讓人按這些踩出的痕跡鋪設了人行道。1971年在倫敦國際園林建筑藝術研討會上,迪斯尼樂園的路徑設計被評為世界最佳設計。

格羅培斯說:藝術是人性化的最高體現。最人性的,就是最好的。

這個故事告訴我們一個真理:用人性來完善制度!

問題就在于,如何保證制度人性?換句話說,管理者怎么知道制定出來的制度人性?完善制度,流程再造,關鍵點在于信息支撐,管理者需要支撐戰略級決策的信息,需要屏蔽誤導決策的信息。萬戶認為,信息系統是收集有效信息最有效的工具手段,原因在于軟件系統是不具備自身意識傾向的,那么意味著軟件收集的信息是純凈的;同時,軟件還可以設置固有的條件邏輯輔助管理者篩選,可以設置約束策略保障信息的有效性,網絡跨越距離能顯著提高制度制定的效率。


讓制度落地

現實中,企業運作的過程中都有較之相對完備的制度,至少企業管理者自身時常都會對此比較滿意。事實上,久而久之制定好的制度變成了一本本厚厚的書或資料,安靜地鎖在檔案室柜子、辦公桌的抽屜中。當有員工令管理者不滿意,新的一輪大會宣貫、要求、強調接踵而至。靜心而論,萬戶認為制定和改造合理的制度體系固然重要,管理者更加應該絞盡腦汁地考慮如何讓制度真正落地!道理很簡單,落地了的制度才能轉化為執行力。

要讓制度落地,管理者應考慮三步。首先,管理者應該選擇合理的工具在員工在需要使用制度時,方便、及時、準確、形象地獲取相關的內容和指導;其次,讓制度本身更加規范和嚴謹,縮小可以被員工尋找借口的突破口,讓員工能自覺遵守制度;利用軟件系統手段,拋卻制度中與員工無關的因素,保留與員工相關的因素,讓員工在執行制度過程中簡潔、有效,充分體驗制度的人性化,讓員工在面對相同事務時能自發的執行制度。

舉個簡單的例子,公司針對請假制定了如下的制度:


這條簡單的制度可以總結出三大要素:

1、權限。即什么樣的職能審批什么樣的事情;

2、流程。即什么樣的事情必須經過什么樣的步驟才能審批;

3、數據標準。包括數據形式的規范標準和數據大小的規范標準。我們可以制作一張統一的請假單作為該項制度的形式標準,可以對請假單內的字段進行錄入限制達到數據大小的規范標準。如下圖所示:

顯而易見,我們要讓制度落地,實質上就是讓制度的權限、流程和數據標準落地。在傳統的辦公環境下,很難找到合適的管理工具讓制度落地,但是一旦把辦公環境轉變到網絡上去利用信息技術就能在虛擬環境中搭建出各種各樣的制度,不僅能控制權限、流程和數據標準,還能引導員工自發地遵守這些制度。這就是協同軟件作為一種特殊信息手段對制度落得的價值所在。



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