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  財務共享服務中心解決方案

 

關于財務共享服務中心

一、成立財務共享服務中心的必然性

現代企業制度下,一個集團公司下轄眾多下屬公司,企業呈現出多元化、多組織、跨地域的業務形態。隨著集團業務的的不斷擴張,各個分公司都需要配備完整的財務部門以及人員,產生了一定的管理問題:

1、企業規模不斷增長,子公司不斷建立,同步增加了子公司財務人員和各自的財務制度。集團從人力成本和時間成本上都需要大量投入,員工資源得不到合理利用,財務成本居高不下,不利于快速進行業務擴充。

2、分公司數量眾多、地域分布廣泛、面向不同的行業、業務模式不盡相同。從而產生了:

◆子公司在財務管理模式上的思路不盡相同;

◆各單位財務人員能力參差不齊,對財務制度的理解有差異,財務信息質量得不到保障;

◆業務會計和管理會計職責不清,都埋頭于日常財務處理工作,很少從戰略視角出發考慮全局;

◆各單位財務處理各行其道,集團財務總部很難實時監控基層業務單位的財務狀況和經營成果,信息滯后,無法做到事前和事中監控;

◆集團總部對于財務數據的統一匯總、分析也變得相當困難,需要付出更多的人力和時間進行數據的匯總和財務業務的統一監管。

如何在規模擴大的情況下降低財務成本?如何提高財務信息質量?何提高財務人員專業化水平?如何有效監督財務執行情況?跨地區、跨國企業如何以最低的成本獲得最好的技術和運作流程?常規財務模式下,企業管理者不得不面臨如此的難題。

財務共享服務中心正是在此大環境下應運而生。

國家財政部《企業會計信息化工作規范財會(201320號》第三十四條明確指出:分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中、逐步建立財務共享服務中心。

國資委在中央企業財務工作會議中提出:“十二五”時期和未來十年中央企業財務管理工作的總體思路是:要求中央企業要完善財務功能,提升財務能力,加快財務轉型,實現管理一流;創造世界一流的財務績效成果、達到世界一流的財務管理水平、建成世界一流的財務管理體系。

二、什么是財務共享服務中心

Financial Shared Service CenterFSSC)的概念起源與20世紀80年代的美國,隨著IT技術的迅猛發展,有效地支撐著諸如財務、人力資源、技術維護、客戶服務、供應鏈、法務等共享中心的快速建立與擴展。財務共享服務中心(FSSC)作為其中重要的組成部分之一,也逐步在國內得到認知、引入和推廣。

財務共享服務中心是一種將企業內部重復性高、易于標準化的業務進行流程再造、制定標準化,集中到一個業務單元(共享服務中心)進行處理的管理模式。通過批量處理的規模效應來提升效率;通過提高財務部門業務專注度,從而優化資源、提升財務部門對業務的支持能力。

財務共享服務中心的核心思想是,通過將基礎的財務記賬、核算管理等職能集中到共享中心來進行統一管理,將共性的財務工作從各分公司財務部門中分離出來。從而實現整個集團范圍內財務核算業務流程的統一化和標準化,進而支撐各個分公司業務的快速拓展。基于財務共享服務中心的財務模式,能夠為集團層面上的財務管控提供良好的基礎條件。通過財務共享服務中心的建設,能夠實現財務管理的規范化,并在此基礎上推動財務由核算業務向決策支持轉型,將財務人員更多的精力放在財務管理上,為企業的決策提供更多的財務分析和支持。

三、哪些業務可以納入財務共享服務中心

一般而言,可納入財務共享服務中心處理的財務業務具備如下特征:

1、業務量大、發生頻次較高、相似度高。

如:員工報銷、應收應付等

2、在各業務單位中存在普遍共性的業務。

如:會計月結年結、總賬核算、各類標準報表

3、能夠專業化、標準化的業務。

如:各公司的會計核算、單體和合并報表的編制;

4、支撐集團公司層面對業務單位財務管控的標準。

如會計核算標準的制定等;

總體而言,如下四類業務可逐步納入財務共享服務中心:

財務核算

財務結算

其他財務職能

衍生財務職能

(1)  總賬管理

(2)  應收應付

(3)  費用報銷

(4)  工程核算

(5)  資產核算

(6)  生產成本

(7)  物資核算

(8)  其他核算

(9)  內部交易抵消

(10) 月結/年結

(1)  資金支付

(2)  資金收款

(3)  銀行對賬

(1)  報表及報告

(2)  歸檔管理

(3)  體系建設

(4)  應用支持

(5)  風險預警

(1)  爭議解決

(2)  財務人員績效考核

(3)  客服中心

(4)  自助服務

(5)  財務任務管理

(6)  電子化憑證

(7)  條碼/二維碼

(8)  信用管理

 
 

構建財務共享服務中心

一、構建財務共享服務中心的誤區和關鍵

近些年,在互聯網、云計算、大數據等一列新技術的支持下,財務共享服務中心像雨后春筍般出現在大家的視野中,各大企業更是以趨之若鶩的方式爭先恐后地對這一新興事物給予探索構建。急功近利的心態往往將企業帶入了如下的誤區:

1、任何企業都可以借助于財務共享服務中心實現數據標準化和流程標準化。

2、建立財務共享服務中心將有效降低企業財務成本。

3、財務人員流失情況將在建立財務共享服務中心后有所緩解。

不難看出,出現如上誤區的根本原因是企業對FSSC缺乏客觀清醒的認識,如何看待FSSC?萬戶網絡認為可以歸結為以下幾點:

1FSSC是將一個企業集團范圍內共用的職能和功能集中起來,高質量、低成本地向各個業務單元或部門提供標準化的服務,例如費用報銷、資金支付等,其構建的根本驅動力是降低成本和提高效率。但從國外共享服務中心發展歷程看,FSSC構建的主要目標是有效支持業務擴展,提供標準化的流程服務,實現總部知識的傳遞。單純以降低成本、提高效率為目標構建FSSC并不一定成功,FSSC采取將公用職能抽取出來,進行標準化改造和集成的方式,助力于分支機構的快速擴張和企業業務模型的簡單復制,有助于分支機構將注意力轉移到業務本身,提高企業的核心競爭力,而FSSC的首要目標仍然是支持業務流程的擴展。

由此不難看出,我們不能單純的認為“任何企業都可以借助于財務共享服務中心實現數據標準化和流程標準化”,FSSC應該作為數據標準化和流程標準化的載體和實現方式。

2FSSC就意味著集中嗎?主流的觀點認為,FSSC的建立意味著更高層次的集中管理和集中核算,其實未必竟然,FSSC正是對財務集中核算的超越。在現階段,集團企業財務集中核算仍然是主流的管理模式之一,通過統一的帳套管理、權限管理實現集團財務的集中核算和管理。而FSSC本質上是一種多中心的服務模式,通過圍繞流程及流程相關的特定活動構建集團運作的各類服務中心,各中心之間通過協同軟件實現對業務流程的支撐,任何一個請求可能喚起多個中心為其提供相應的服務。那么問題是如何合理構建多個服務中心才能滿足財務組織的集中收縮管理,從而降低財務成本?這才是企業在構建FSSC所需要考慮的問題。因此,合理建設FSSC才能有效的降低財務成本。

3、財務人員流失情況將在建立財務共享服務中心后有所緩解,真的是這樣嗎?更有可能出現的情況是FSSC員工有可能淪為弱勢群體:在一些企業中財務共享服務中心被定為與與原財務部同一級別機構,則不會淪為弱勢群體;而在另一部分企業被定位為原財務部下屬機構,則很肯能淪為弱勢群體,造成財務共享服務中心員工離職率較高。財務共享服務中心往往是求職者的“離職陷阱”,應聘者進入該中心即意味著需要在較短的時間內離職。FSSC構建的初衷是將財務業務進行合理的分類,繼而培養專業的財務人員,讓專業的員工做針對性的專業業務,而不應該將側重點放在具體行政部門的歸屬上。

綜上所述,FSSC作為一種新型的管理模式,其本質是由信息網絡技術推動的運營管理模式的變革與創新,是對企業內會計核算方法、操作流程等的統一來實現的。FSSC是基于提高工作效率及成本效益兩方面考慮而實施的,要成功地實施共享服務,如下因素非常關鍵:

1、需要高層管理人員、基層經理和工作人員強有力的支持,推動企業對有效的管理創新和思維方式的轉變。

2FSSC在技術上要有統一的系統支持。企業的財務信息系統是實現財務共享服務的基礎和保障,因此,系統平臺的統一搭建和整合是實現共享服務的第一步。統一的ERP系統是保證共享服務平臺順利搭建的關鍵因素。

3FSSC作為一個獨立的運營實體,需要有一個非常好的商業模型,即使是內部的一個事業部門,也需要一個內部結算體系。因此,共享服務中心需要向服務對象提供一個能為他們所接受的低成本服務,同時又需要在低成本之上建立合理的價格體系。

管理是門藝術。任何先進的管理方法都要和自己公司的實際情況結合起來,變成適合自己的方法,才能發揮其最大效用。對財務共享服務中心這種模式,企業也應取其精華,去其糟粕,最大限度地利用這種模式獲得價值。

二、如何利用協同系統搭建財務共享服務中心

財務共享服務中心的核心功能是支撐業務流程的擴展,由此可見如何選取合適的工作流平臺是實現財務共享中心的重中之重。萬戶網絡認為,構建FSSC可遵循以下步驟進行:

業務規劃和咨詢:通過對企業現有流程的梳理,規劃出可應用的綜合型業務流程;并對實體的財務部門進行權責梳理,按照業務分類劃分出崗位體系,繼而完成對相關業務的標準統一和規范制定工作。

FSSC平臺建設:通過ezOFFICE強大的流程引擎和開發平臺定義出適合企業的FSSC平臺,承載企業財務請款、賬務報銷、財務審核、工作流程管理等相關工作;滿足從各組織經辦人提單、業務審批、財務審核、制證等全流程的覆蓋;通過與統一的財務系統對接,完成財務憑證的傳遞工作。

影像平臺整合:通過影像平臺的建設通過影像采集、影像識別快速銜接紙質單據與業務流程,并基于影像電子數據實現影像管理、影像傳輸、影像存儲、影像調閱。并可根據業務準則,實現影像銷毀。

銀企系統整合:與企業內部資金系統實現對接,對接外部銀行系統。在銀企系統內實現賬戶管理、資金支付、銀行對賬等相關功能,實現業務資金的快速、安全支付。

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