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媒體報道

【新浪】消除“幸福煩惱” 無限極借萬戶OA優化流程
發布時間:2014/3/31

    秉承獨特企業文化“思利及人”,李錦記健康產品集團一直非常注重用戶體驗。為提升業務效率和管理水平,集團為提升消費者體驗奠定基礎。

    要共享也要協同

    李錦記健康產品集團隸屬于香港百年民族企業李錦記集團,是一家經營中草藥健康產品的大型企業,總部設在中國香港,旗下成員包括無限極中國,無限極臺灣和無限極馬來西亞,擁有雇員逾3000名,并在中國內地設立了36家分公司、28家服務中心、擁有近5000家專賣店。集團于1992年創立核心品牌“無限極”。

    負責IT業務的李錦記健康產品集團資訊科技部負責人郭先生介紹,無限極搭建協同辦公平臺的初衷,是希望通過系統實現信息共享、流程優化和效率提升,加快公司對市場的反應速度。

    事實上,早在2002年,無限極就已經引入一套OA系統,但是那套系統的功能主要在于信息共享,而不具備審批功能。但是隨著業務的發展,無限極迫切需要一套系統能夠幫助他們實現辦公協同:首先,無限極希望改變原來通過紙質文檔進行業務審批的辦公模式,轉而采用電子化審批;其次,現在已經進入移動互聯時代,無限極希望充分利用移動互聯給企業辦公帶來的便利;最后,無限極還希望將辦公協同的范圍擴大,從企業內部延伸出去,實現企業價值鏈上公司間的業務協同。不僅如此,無限極還希望能夠借助辦公協同帶來內部管理的提升,進而提升消費者的體驗。

    2010年,無限極開始為新的協同辦公平臺進行選型。無限極對當時市場主流的七八家協同辦公平臺供應商進行考察,最終選擇了我國業界領先的協同管理軟件提供商萬戶網絡技術有限公司提供的萬戶ezOFFICE協同管理平臺

    郭先生介紹,無限極之所以選擇萬戶ezOFFICE,是因為其能夠滿足無限極考量協同辦公產品的幾個關鍵要素:平臺的開放性、流程管理的先進性、與無限極自主創新的集成平臺的兼容性、多語言支持能力,以及移動智能設備的支持能力。

    此外,萬戶網絡研發方面的高層管理者對無限極的支持也是他們選擇萬戶產品的一個很重要因素。

    是挑戰也是機會

    選型結束后,無限極卻因為“幸福煩惱”而面臨實施的挑戰。郭先生解釋說,所謂“幸福煩惱”,是因為無限極正處于成長期,組織架構和人員崗位經常改變。這些不確定性給新系統的實施帶來了很大的麻煩。與此同時,當時無限極的核心業務系統SAP ERP系統的供應鏈模塊仍在實施過程中,無疑為系統實施增添了更多的不確定性。

    此外,新系統對工作方式帶來的改變也給實施工作帶來了一系列挑戰,比如說,如何讓用戶從原來松散的工作習慣切換到規范的工作習慣中來,如何滿足移動互聯網的快速發展催生出來的很多新的應用需求。而如何實現跨部門的業務協同,恐怕是這次無限極系統實施所面臨的最大的挑戰。

    但是無限極并沒有氣餒,而是通過系統實施把這些挑戰當成是企業成長的一次機會,采用各種行之有效的管理措施來保證系統的成功實施:通過二次開發,借助權限功能強化基于角色的組織架構;要求各個部門安排部門助理專門跟進應用改進工作;分階段推出基于PC的流程審批功能與基于移動設備的流程審批功能;在SAP ERP項目實施中提前規劃好相關功能。

    為了借助新系統實現跨部門的業務協同,無限極項目管理辦公室負責人專門召集相關人員來確定具體方案,在向對應流程相關部門的領導審批后將流程寫入系統中。系統實施上線后,要求相關人員嚴格按照規定采用OA系統上運行的流程處理業務。

    此外,為了進一步保證系統的成功應用,無限極還采用了多種措施保證系統的推行:一把手掛帥,請領導帶頭使用;進行充分的培訓,進行掃樓式的檢查;進行嚴謹的業務場景現場測試;邀請最終用戶參與用戶體驗的改進;延長雙系統并行期,使用習慣的兼顧。

    工作流程顯著優化

    郭先生介紹,當前無限極協同辦公項目第一階段的目標已經實現,無限極的業務審批方式已經從原來的紙質文檔審批轉為電子化審批。而且,通過項目實施過程中業務流程的梳理,現在無限極的業務流程得到了顯著的規范和優化,業務處理效率顯著提高。

    一個顯著的案例就是,以往業務審批是通過紙質文檔流轉的,當成一個文檔要經很多人審批,相關人員經常不知道文檔審批到哪個環節了,甚至有時候文檔在審批過程中丟失了。而在新的OA協同平臺上,所有業務審批情況都一目了然。而且無限極還制定了一個考核指標,規定任務到達后在多少時間之內必須完成審批。而且系統還會生成一個清單,說明每個人審批業務的效率情況。

    郭先生透露,現在無限極正在加速實現協同辦公項目第二、第三階段的目標,即從基于PC時代的電子化審批向移動互聯網時代的移動協同辦公轉變,從公司內部的協同辦公向供需價值鏈上的公司間協同工作轉變。


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