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實施方法論


        經歷了ERP的一哄而上、盲目投資,經歷了財務軟件鋪天蓋地的練兵,我們在最近幾年迎來了協同辦公系統的發展,并在應用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。
        當軟件大軍又一哄而上、都來“協同”糊口的時候,萬戶網絡已經如藍色巨人IBM一樣在關注如何打造100%的客戶滿意率了。如何使項目成功?如何為客戶創造更多效益?如何使客戶與萬戶網絡共同成長?
        98%的應用率,100%的驗收率,看似簡單的數字,在國內協同管理軟件市場普遍驗收率不高、實施后缺乏有效推廣、應用率低下、系統形同虛設的狀況下,這無疑是個奇跡。這樣的成績從何而來呢?
        大家可能馬上想到了一定有靈活易用、功能強大的產品的支撐。沒錯,“關注客戶最實際的需求,開發客戶最易用的產品”,但是這只其中的一半,另外一半是萬戶項目實施方法論的支撐!

 

專業高效的組織保障


        任何一項管理軟件項目實施都離不開項目經理,項目經理從始至終穿插其中,成為企業管理與軟件產品間溝通的橋梁。如何把客戶需求和產品更好地結合,顧問的作用不容忽視 。信息化的建設是一個復雜的項目,它的應用效果不僅決取于軟件產品,更重要的是對實施過程的管理控制。一名合格的項目經理,需要具備優秀的溝通能力、組織協調能力、經營管理方面深厚的知識底蘊、對產品的深入了解和耐心、計算機軟硬件等技術能力等。
        萬戶網絡協同軟件項目管理中心專門負責萬戶ezOFFICE協同管理平臺的軟件實施服務工作,這個團隊是萬戶在協同軟件積累多年最重要的成果之一,整個中心由咨詢顧問、項目經理經理、研發團隊、測試團隊和技術支持團隊組織,根據項目情況,由行業的顧問專家配合項目經理及相關技術人員組成為項目團隊為客戶提供專業的實施咨詢服務。整個企業的組織架構是一個項目型的強矩陣組織結構,具有較強的推動力。

 

顧問咨詢服務:


       經過十年的提煉總結,萬戶網絡針對大型的企事業單位和政府機構的信息化建設過程,進行了深入的研究分析,我們獨創式的提出了“全程咨詢體系”的服務理念。我們認為一個企業或者一個政府機構的信息化進程主要分為四個階段:需求醞釀階段、需求分析階段、產品選型階段和產品實施應用階段。那么對于整個咨詢服務過程我們又細分了兩類進程一個是咨詢進程一個是實施應用進程,在這個過程中我們公司會像專業咨詢公司和專業監理公司一樣提供貼心詳盡的咨詢服務。為客戶的信息化進程提供強有力的支持保障。

 

標準實施進程:

 

顧問推進實施法:
        萬戶網絡在協同辦公領域有十多年的實施經驗的積累,在很多行業都有豐富的行業實施經驗,如在政府、服裝、機械制造、煤炭、食品、快消等行業都有豐富的實施經驗,并且培養了一批優秀的行業顧問。對于一些大型項目具有實施周期長、需求復雜、實施規模廣、推動難道大等特點,所以行業顧問在一些大型項目實施中尤為關鍵。行業顧問可以在項目實施的關鍵階段配合項目經理對項目的推動起到了至關重要的作用。行業顧問對于行業知識和OA在各行業的應用特點非常熟悉,在系統的藍圖規劃、應用推廣等階段都會起到咨詢顧問的角色,可以在項目實施過程中規避風險、合理規劃、有效推進。


自我驅動實施法:
        一個系統是否可以企業內部可持續化的應用推廣,培養客戶自身的自我實施能力非常重要,萬戶網絡在業界實施成功率之所以這么高,也是我們的實施方法中處處體現幫助客戶在應用系統過程中可以可持續化的推進應用,所以萬戶的項目經理實施的項目經常可以發現,開始系統上線的時候只有幾十個流程在前期應用,而項目經理撤離客戶現場,一年以后回訪發現客戶的流程增加到了上百個。而且這些流程都是客戶自己建立的。這就是我們比較推崇的自我驅動實施法,簡單的說我們項目經理在項目的實施過程幫助客戶培訓一批自己的項目經理,并且在實施過程中建立好自我驅動的制度和渠道,后期有企業內部的自我驅動完成企業的對軟件的可持續的應用。
        當然不同的類型客戶需要采用不同的實施方法,不能用一種方法解決所有項目的問題,不管用什么方法,萬戶網絡的實施團隊都本著“因客戶的成功而成功”服務理念。“關注客戶應用,實現雙贏”是我們服務的目標。98%的實施成功率、同行業客戶滿意度第一是對我們實施服務能力的最好詮釋。


萬戶網絡一直在和每個客戶分享項目實施經驗和心得
        協同辦公首先是管理問題,而不是技術問題。OA是作為一種管理工具而存在的。在OA的實施、推廣過程中,我們要多加管理。另外,不能完全依賴技術去實現需求,用技術完全替代管理的想法是片面的、不現實的。
        目前大部分OA采用B/S結構,相比其他的歷史時期和其他大型軟件系統來說,OA使用在國內處在一個最成熟的時期,B/S結構承襲了普通用戶的上網習慣,我們有用好它的技術基礎。
        推廣OA,是一把手工程,需要領導的重視與推進。要求員工使用OA。從另一方面說,領導自己要以身作則,改變傳統的辦公習慣。這里可能反過來了,員工希望領導能配合使用,否則大家都用不起來,因為領導沒有批文件哪。(為什么說是一把手工程?因為OA是管理類軟件,是對傳統辦公模式的變革,而能影響整個團隊的辦公模式的,只有一把手了。一把手不須事必躬親,只是做三件事:挑得力助手;責令助手去全權實施、規劃、推廣OA;一把手自己帶頭使用。)
        站在收益的高度來看待OA實施,就是說實施OA就是要有收益的,否則我們為什么要投資呢;既然是有收 益的,那么我們可以分步推進,每一步都要產生階段成果。比如制定推廣計劃,從幾月份開始,不再發紙質通知或公文,全在OA中獲取信息或審批文件。
        不要指望以后用起來。軟件應用的特征就是這樣的,只要在開始推進的時候不用,那么以后基本上就撿不起來了。縱觀十多年來國內絕大多數軟件項目實施的經驗,這一規律基本上無甚例外。
        不怕“出亂子”,避免消極管理,而要積極管理,先放后收,保護和促進基層員工的積極性。(消極管理的邏輯是——某些應用可能會帶來一些亂子,那么一刀切,大家都不要用了;積極管理的邏輯是——某些應用即使可能帶來一些負面的效果,但是為了信息化發展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升,我們還是要將這些功能用起來,只是多一些管理而已。負責人的智者會選擇積極管理。)比如論壇、即時溝通,一些娛樂性的圖片、視頻文件,等等,從興趣開始推進OA的應用。
        協同辦公系統用得非常成功的案例是很多的,所以不要有什么顧慮。比如一年節約辦公成本上百萬,同時有四五百人在線,用戶對OA有很大的依賴性,如果哪一天不能上OA了,工作就會受影響、工作非常不適應等,那么則說明這個協同辦公系統應用已經成功了。

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