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當前位置:萬戶知道

如何處理OA系統預算和需求之間的矛盾?

瀏覽次數:2039 提問者: 39℃ De愛情


萬戶回復

“魚和熊掌,二者不可得兼”,這種情況常常發生在我們的生活和日常事務上。在企業信息化建設的過程中,也有類似的困擾,如:在計劃引進OA辦公系統的時候,企業一般會制定OA系統的需求、計劃和項目的費用預算,然后根據最初的計劃來進行OA的選型,這是OA規劃和實施的常規方法。然而,OA系統的實施常常沒有我們之前想象的那么簡單,最讓企業管理者和CIO煩惱的是如何處理需求和預算之間的矛盾問題。該選擇預算之內卻不太符合需求的產品,還是選擇預算超額卻完全滿足需求的產品呢。在這種魚與熊掌的抉擇問題上,萬戶OA的實施專家教您如何進行舍取。

OA辦公系統實施需求與需求矛盾的處理,首先做到把握好企業的核心需求;其次相同的需求不同的OA廠商實現的代價也不同,選擇一個基礎平臺技術先進和服務能力強的廠商是關鍵。我們大體上可以從以下幾步來分析和解決OA辦公系統預算和需求的矛盾問題。

第一,無論我們的OA辦公系統怎么選,都要明確引進系統的目的是為了給企業帶來實實在在的幫助,為了解決企業的管理和辦公等實際問題的。只有明確了企業的基本需求,圍繞自身的需求并適當的考慮技術因素,才不至于在OA系統選型中失去了方向。

第二,根據規劃制定的需求,找出相對適合自己的,滿足企業需求的幾套OA辦公系統。不管是軟件廠商的標準版OA產品,抑或是可進行局部或全部個性化定制開發的,總會有那么幾套比較接近需求的系統,可以先把這些系統劃為第一目標范圍。

第三,比較下價格,根據自己的預算情況再次進行剔除。在初次預選的OA辦公系統中,有的可能會在預算之內,有的可能略超預算或者超額比例較大。這時,我們可以先剔除OA辦公系統預算超額比例太大的那些。例如公司預算10萬元,而一些OA至少需要50萬或上百萬。這些遠超預算的,可以暫不考慮。

不同的OA廠商技術架構不同,采用的系統軟件不同,服務能力和服務體系不同,產品購買和實施的費用相差比較大,企業用戶需處理好技術的先進性和OA辦公系統費用預算的關系,不能過分的看重價格忽略了軟件的技術,落后的技術后期的服務成本和維護成本更高,系統的應用效果也可想而知,這樣也違背了企業使用OA辦公系統的初衷。

第四,需要重新全面仔細的審視自己的需求,結合預算和實用性的情況,取黃金分割點選擇最終的OA辦公系統,這是最重要卻是最難的一步。對于這方面,企業客戶要認清一點,OA辦公系統不可能解決我們所有的業務問題,要理性看待OA辦公系統所產生的實際效果,要有側重之分。

在需求管理方面,CIO不能被各部門提出的各種具體需求給套住了,如若按照這樣的需求選擇OAOA辦公系統預算的成本高,上線之后系統也顯得臃腫和不易用。企業必須有總體的管控能力,企業需要什么、各部門需要什么,需要多溝通,并做到心中有數。對業務需求深入分析,才能判斷哪些需求是核心需求,哪些需求次要需求,哪些需求是可有可無的。在初次規劃的需求中,可能很多是可以簡化或優化的,從而在不嚴重影整體應用效果的情況下,降低了OA辦公系統預算。

預算和需求比較起來,哪方面比較重要?其實大家都知道需求是最根本的,但資金預算也是必須面對的問題。總的來說,我們必須以大局為重、高瞻遠矚,面對一定的預算,必須毫不妥協的保留核心需求,盡量剔除掉不切實際的小需求,只要一步步的將需求合理化,就一定能化解OA辦公系統預算和需求之間的矛盾。

回答者:萬戶 | 2018/1/30 9:47:23

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